DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Best Experts Vorsorgemanagement GmbH

1. Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie als betroffene Person umfassend darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten. Sie gilt nicht nur für unsere Website, sondern für alle Bereiche unserer Geschäftstätigkeit – also insbesondere für Beratungsgespräche, Telefonate, E-Mail-Kommunikation, Vertragsanbahnung und -verwaltung, Versicherungsvermittlung, Schadensabwicklung sowie für alle sonstigen Kontakte und Prozesse, bei denen personenbezogene Daten anfallen.

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und verarbeiten diese ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) sowie sonstigen anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung sowie nach dem Grundsatz von Treu und Glauben gemäß den Vorgaben der DSGVO.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden von uns nur verarbeitet, wenn Sie uns diese freiwillig mitteilen oder die Verarbeitung zur Vertragserfüllung, Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung erfolgt nur auf Basis berechtigter Interessen oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

3. Kategorien der Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Datenarten:

• Stammdaten, insbesondere Name, Adresse und Geburtsdatum
• Kontaktdaten, insbesondere Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Vertragsdaten sowie Beratungs- und Dokumentationsdaten
• Kommunikationsdaten einschließlich E-Mail-, Messenger- und Telefonkommunikation
• Bank- und Zahlungsdaten
• Schadensdaten
• Legitimationsdaten, insbesondere Ausweisdaten, Fahrzeugkennzeichen und Polizzennummern
• Finanz- und Bonitätsdaten, soweit diese für die Vermittlung oder Betreuung von Versicherungs-, Finanzierungs- oder Vorsorgeprodukten erforderlich sind
• Gesundheitsdaten, soweit diese für die Anbahnung oder Verwaltung von Versicherungsverträgen, insbesondere in den Bereichen Lebens- oder Krankenversicherung sowie bei der Schadensabwicklung, notwendig sind und eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt
• Bewerberdaten

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur Beratung, Vermittlung und Verwaltung von Versicherungs- und Finanzprodukten sowie Zusatzdienstleistungen wie Energieverträgen und der Zusammenarbeit mit Schadensdienstleistern, zur Vertragsanbahnung, zur Abwicklung von Schadensfällen, zur laufenden Kundenbetreuung, zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, zur Buchhaltung, IT-Sicherheit und zum Schutz vor Missbrauch sowie zu Marketingzwecken im Rahmen bestehender Kundenbeziehungen.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder einer sonstigen anwendbaren gesetzlichen Grundlage.

6. Empfänger

Grundsätzlich erheben wir personenbezogene Daten direkt bei Ihnen als betroffene Person.

Soweit dies für die Vertragserfüllung, die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, können Daten auch von Dritten stammen, insbesondere von:

• interne Stellen unseres Unternehmens, insbesondere Kundenbetreuung, Buchhaltung, Schadensmanagement und Verwaltung
• Versicherungsunternehmen
• Banken, Finanzierungsunternehmen und Finanzinstitute
• Bausparkassen
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
• Rechtsanwälte
• Behörden
• Sachverständige und Gutachter
• IT-Dienstleister und sonstige Auftragsverarbeiter

Alle Auftragsverarbeiter werden sorgfältig ausgewählt und sind gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

7. Herkunft der Daten

Grundsätzlich erheben wir personenbezogene Daten direkt bei Ihnen als betroffene Person.

Soweit dies für die Vertragserfüllung, die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, können Daten auch von Dritten stammen, insbesondere von Versicherungsunternehmen, Banken und Finanzinstituten, Behörden, Sachverständigen und Gutachtern, Finanzierungsunternehmen, öffentlichen Registern wie dem Firmenbuch sowie von sonstigen von Ihnen bevollmächtigten Personen oder Unternehmen.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Steuerlich relevante Daten werden mindestens 7 Jahre aufbewahrt. Beratungs- und Vermittlungsdokumentationen werden aus haftungsrechtlichen Gründen bis zu 30 Jahre gespeichert. Daten von Interessenten werden grundsätzlich nach 3 Jahren gelöscht, sofern keine Geschäftsbeziehung zustande kommt.

Bewerberdaten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens in der Regel nach 6 Monaten gelöscht, sofern keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung vorliegt oder ein Beschäftigungsverhältnis begründet wird.

9. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn geeignete Garantien bestehen, insbesondere auf Basis des EU-U.S. Data Privacy Framework oder von Standardvertragsklauseln. Dabei stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

10. Einsatz von Tools und Kommunikation

Zur effizienten Abwicklung unserer Dienstleistungen nutzen wir moderne Systeme wie E-Mail, CRM-Software sowie Messenger-Dienste. Bei der Kommunikation über WhatsApp erfolgt die Verarbeitung über Schnittstellenlösungen wie InsurMagic und die Maklerverwaltungssoftware Ameise (ARISECUR). Nachrichten und Dokumente werden dabei der jeweiligen Kundenakte zugeordnet und revisionssicher gespeichert.

10.1 Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics zur Analyse der Nutzung unserer Website. Dabei werden Cookies eingesetzt, durch die Informationen über Ihre Nutzung an Google übertragen und gespeichert werden können. Die Verarbeitung dient der Auswertung und Verbesserung unseres Angebots. Google ist im Data Privacy Framework registriert.

10.2 Google Maps

Wir nutzen Google Maps zur Darstellung interaktiver Karten. Die Einbindung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung. Dabei kann eine Datenübermittlung in die USA stattfinden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10.3 Externe Links

Unsere Website enthält Links zu externen Websites. Für deren Inhalte und Datenverarbeitung sind ausschließlich die jeweiligen Betreiber verantwortlich.

10.4 Social Media Plugins

Wir verwenden Plugins von Facebook, Instagram, X, LinkedIn, YouTube, XING und WhatsApp. Diese sind als 2-Klick-Lösung eingebunden. Erst nach Aktivierung erfolgt eine Datenübertragung, teilweise in die USA.

10.5 WhatsApp-Kommunikation (InsurMagic / ARISECUR)

Wir bieten Kommunikation über WhatsApp unter Verwendung der Software InsurMagic als Schnittstelle zu unserem CRM-System ARISECUR bzw. Ameise an. Nachrichten werden gespeichert und der Kundenakte zugeordnet. Zweck ist die Kundenkommunikation, Dokumentation und effiziente Bearbeitung.

10.6 Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO)

Beim Betrieb unserer Facebook-Seite besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta Platforms Ireland Ltd. Die Seite dient Information, Marketing und Kommunikation. Nutzungsdaten werden teilweise anonymisiert bereitgestellt.

11. Künstliche Intelligenz

Zur Unterstützung unserer internen Prozesse können KI-gestützte Funktionen eingesetzt werden, insbesondere zur Transkription von Sprachnachrichten und zur Vorbereitung von Antwortvorschlägen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Website und Cookies

Beim Besuch unserer Website werden technische Daten wie IP-Adresse, Browserinformationen und Zugriffszeitpunkte verarbeitet. Cookies werden eingesetzt, um den Betrieb der Website sicherzustellen. Analyse- und Marketingcookies werden ausschließlich nach Ihrer Einwilligung verwendet.

13. Datensicherheit

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugriff zu schützen.

Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und entsprechend dem Stand der Technik weiterentwickelt.

14. Newsletter

Ein kostenloser Newsletter wird von uns zur Verfügung gestellt. Mit diesem Newsletter erhalten Sie in regelmäßigen Abständen aktuelle Neuigkeiten und Informationen über unser Unternehmen sowie maßgeschneiderte Werbung. Um unseren Newsletter empfangen zu können, benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse. Den Bezug unseres Newsletters können Sie jederzeit beenden; die Details zur Abmeldung finden Sie in jedem einzelnen Newsletter.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Zudem haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten, insbesondere zu Zwecken der Direktwerbung, zu widersprechen und eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu widersprechen.

16. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, steht Ihnen das Recht zu, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu beschweren.

Datenschutzerklärung – Stand Juli 2026